Autor: Świat Eventów
Kategoria: Event Management

Czym jest tajemnicza książka projektu eventowego?

Czym jest tajemnicza książka projektu eventowego?

Dawno temu Cyceron powiedział, że „pokój bez książek jest jak ciało bez duszy”, ja z kolei porównałabym event bez książki projektowej do jazdy rajdówką bez pilota.

Zarządzanie eventem stało się dla mnie o wiele łatwiejsze kiedy w 2012 roku zobaczyłam, że dokumentacja może mieć uporządkowaną i spójną formę. W londyńskiej agencji Havas miałam okazję po raz pierwszy spotkać się z książką projektu eventowego. Jej zawartość nie była dla mnie niespodzianką – wszystkie podstawowe dokumenty, które też sporządzaliśmy. Za to forma… Uporządkowane, spięte w formę książki z kolorową, sztywną okładką, spójny layout i do tego w dużej objętości – istne kompendium wiedzy o danym projekcie. Postanowiłam zacząć z niej korzystać, a dzisiaj pokaże Ci najważniejsze elementy takiej książki.

I CZĘŚĆ: PODSTAWOWE INFORMACJE O PROJEKCIE

Przy każdym evencie, a szczególnie tych największych, każdy organizator chciałby uniknąć pytań o podstawowe informacje. Dlatego warto je umieścić we wstępie książki produkcyjnej – krótki opis i założenia projektu. Istotna jest też prezentacja osób z zespołu organizacyjnego ze wskazaniem ich zadań. Dzięki temu podwykonawcy i klient będą wiedzieli do kogo się zwracać z konkretnymi sprawami. Kluczowym dokumentem w tej części jest arkusz kontaktów.

II CZĘŚĆ: ARANŻACJA PRZESTRZENI

W tej części umieszczam plany terenu i obiektu z rozmieszczeniem wszystkich elementów eventowych. Ułatwia to pracę przy materializacji tego, co do tej pory było jedynie na papierze. Załóżmy, że na organizowanym przez Ciebie evencie potrzebnych jest kilka namiotów. Jeśli nie zaznaczysz, co dokładnie znajduje się w każdym z nich to musisz liczyć się z ogromem pytań: A gdzie to postawić? Co tutaj ma być? Czy to może być obok tamtego?

Czy nie lepiej ułatwić wszystkim pracę i dokładnie opisać stanowiska? Nie zapomnij też o drogach komunikacyjnych i wyjściach ewakuacyjnych.

III CZĘŚĆ: AGENDY/HARMONOGRAMY/SCENARIUSZE

Do podstawowych dokumentów eventu należą różnego rodzaju harmonogramy/agendy, które pokazują m.in. rozkład godzinowy wydarzenia, montażu, prób i demontażu. Dokładne zaplanowanie wszystkiego „krok po kroku” pozwala uniknąć przykrych niespodzianek. Niestety, podstawowe materiały nie wystarczają. W tej części książki produkcyjnej trzeba umieścić też szczegółowe scenariusze dla osób występujących na scenie, realizatorów multimediów, oświetlenia czy nagłośnienia. Dla małego wydarzenia, takiego jak konferencja prasowa na 100 osób, która trwała 3 godziny, trzeba było opracować około 6-10 harmonogramów i scenariuszy. Przy większych eventach są to nawet dziesiątki stron.

IV CZĘŚĆ: MANUALE DLA PODWYKONAWCÓW

Najobszerniejsza część książki produkcyjnej. Oczywiście, jest uzależniona od ilości podwykonawców z którymi pracujesz przy projekcie. Wszystkie ustalenia dotyczące cateringu, hostess, fotografa itp. Są podsumowane i zapisane w jednym miejscu. Każdy, kto ma dostęp do książki projektu eventowego może sprawdzić wszystkie ustalenia, co niweluje ryzyko pomyłki.

Pamiętaj, że nie ma zbędnych informacji. Wpisuj w tej części dosłownie wszystko: co i w jakiej formie ma się wydarzyć, o czym kategorycznie trzeba pamiętać i na co uważać. Jeśli masz ustaloną konkretną ekspozycję cateringu albo fryzur dla hostess to załącz zdjęcia. Dzięki fotografiom wszystko będzie jasne i unikniesz ryzyka niezrozumienia Twoich wskazówek.

Wszystkie informacje przekaż jak najbardziej szczegółowo, ale równocześnie w prosty sposób. Zapomnij o „tonie” tekstu, ponieważ ciężko będzie przez to przebrnąć. Używaj schematów, wykresów, wypunktowanych list. Ilość materiału nie może przytłaczać, ma być podana w przystępnej formie, która ma skłaniać do zapoznania się z nim.

V CZĘŚĆ: ZASADY BEZPIECZEŃSTWA

Na wielu eventach bezpieczeństwo bywa bagatelizowane. Niektórzy organizatorzy nie dopuszczają myśli, że u nich może się wydarzyć poważny kryzys, np. pożar czy wtargnięcie niepożądanych gości. Dobry plan ochrony powinien zawierać system weryfikacji gości czy polityki dostępu do poszczególnych stref na terenie eventu. Warto w tym miejscu dorzucić regulamin obiektu, jeżeli są w nim znaczące zapisy warunkujące przebieg eventu, montażu i demontażu. Niezbędna jest instrukcja przeciwpożarowa, z którą powinny zapoznać się wszystkie strony zaangażowane w projekt.

Mimo nawet najlepszego zabezpieczenia, na eventach zdarzają się problemy. Instrukcja reakcji i zachowań zespołu w trakcie sytuacji kryzysowych pomoże „ugasić pożar” i zniwelować negatywne konsekwencje.

VI CZĘŚĆ: LOGISTYKA

To przestrzeń do umieszczenia wszelkich informacji dotyczących systemu kierowania ruchem, parkingów, transferów gości czy innych elementów hospitality. Dołącz również różne checklisty pozwalające na kontrolę rzeczy, które mają na event zostać dostarczone i co z nimi się będzie działo po wydarzeniu.

Książka produkcyjna może być zupełnie podstawowa i zawierać tylko najważniejsze dokumenty. To od Ciebie zależy, czy zdecydujesz się ją rozwinąć. Jeśli chodzi o moje zdanie – warto poświęcić czas na stworzenie jak najbardziej szczegółowej wersji. Jedna z najcieńszych książek produkcyjnych, z jaką się spotkałam miała 60 stron i została stworzona do zwykłej konferencji prasowej. Ktoś może powiedzieć, że to ogrom stron dla takiego wydarzenia, ale dla mnie to ogromne ułatwienie. Wszystko mam zawsze zebrane w jednym miejscu, co ułatwia mi komunikowanie się ze współpracownikami i podwykonawcami.

Nie ukrywam, że tworzenie książek jest jednym z moich ulubionych etapów realizacji eventów. Uporządkowanie i podsumowanie wszystkich ustaleń pozwala mi dokładnie wyobrazić sobie przyszłe wydarzenie. Dzięki temu mogę też wszystko skontrolować i zweryfikować, czy gdzieś nie ma luki lub jest coś niedopowiedziane albo niedoszacowane.

Z pasją uczę i pokazuję, jak przygotować taką książkę w trakcie moich warsztatów Event Management Etap II. Dzięki autorskiej „technice nauki równoległej”, wiem, że jestem w stanie nauczyć i Ciebie jak zrobić dokumentację projektu, która ułatwi Ci pracę i da możliwość większej kontroli nad Twoimi realizacjami. Na warsztatach będziesz mieć okazję zrobić własną książkę pod wybrany case study.

Z okazji Nowego Roku mamy dla Ciebie pierwszy dokument do książki projektowej eventu. Możesz go pobrać TUTAJ

A jeśli chcesz co jakiś czas otrzymywać od nas prezent w postaci wzorów dokumentów ułatwiających pracę przy organizacji eventów, zapisz się do naszego newslettera, który znajduje się na dole strony. 

 

 

Nina Żukowska

Dyrektor Zarządzająca

 



  •  Kopalniana 22B/21
    01-321 Warszawa
  • tel. +48 502 126 386
  •  biuro@swiateventow.com