Autor: Świat Eventów
Kategoria: event manager

Dlaczego Event Manager powinien być asertywny?

Dlaczego Event Manager powinien być asertywny?

Jesteś przed eventem i nagle klient zmienia koncepcje, choć wszystko masz już gotowe, człowiek od cateringu chce modyfikować menu, a właściciel obiektu, w którym organizujesz wydarzenie stwierdza, że wygodniej dla niego byłoby przesunąć godziny montażu. Jeden pożar możesz zgasić, drugi też, ale czy na kolejne starczy Ci środków w gaśnicy? Umówmy się – nie wszystkie pożary biorą się z nagłego wzniecenia ognia. Niektóre to podpalenia. A polewania benzyną twojego projektu i rzucania na niego rozżarzonej zapałki możesz uniknąć w bardzo prosty sposób.

To prosta i banalna rzecz, której każdy człowiek jest się w stanie nauczyć. Nazywa się asertywność i jest doskonałą barierą chroniącą przed ogniem. Prowadząc projekt eventowy powinieneś nauczyć się mówić „nie” wszystkim chaotycznym podwykonawcom i nierozgarniętym współpracownikom, ale też klientom. Oczywiście to nie znaczy, że na każdą sugestię czy propozycję powinieneś odpowiadać przecząco. Chodzi nam o umiejętność zaprzeczenia w sytuacjach które zdecydowanie kolidują z twoją wizją i utrudniają dalsza pracę.

Musisz wiedzieć, kiedy powiedzieć „nie”!

  • Kiedy bierzesz na siebie zbyt wiele. Pracujesz dniami i nocami i chwytasz kilka srok za ogon. Większość z tych rzeczy jest twoim obowiązkiem, jednak niektóre z nich zostały przejęte przez ciebie pod hasłem „bo ja to zrobię lepiej”. Toniesz w pracy i nawet nie zdajesz sobie sprawy z tego, że takie podejście sabotuje sukces twojego projektu. Dlatego czasem dobrze jest odpuścić. Jeśli nie masz czasu na kolejne zadania, po prostu się ich nie podejmuj, jeśli nie musisz. Zleć je komuś innemu, na pewno w ekipie znajdzie się osoba, której możesz to oddelegować! Mądry project manager wie, że tylko dzięki połączniu sił z zespołem jest w stanie przenosić góry. Samodzielnie może jedynie podnosić duże kamienie.
  • Kiedy rezultaty są nie takie, jak to sobie wyobrażałeś. Klient chce jeździć Lamborghini, ale pieniędzy starcza mu najwyżej na dobrej klasy Mercedesa. Czyli niekoniecznie stać go na efekt, którego oczekuje. Godzisz się na to, ale w twojej głowie szaleje myśl „nie rób tego, to i tak się nie uda”. W rezultacie załatwiasz wszystko „po taniości” i otrzymujesz przaśne oraz kompletnie niepasujące do koncepcji efekty. Starałeś się i wycisnąłeś z siebie siódme poty, a efekt i tak wygląda niezadowalająco. Jak temu zapobiec? Zaufaj swojemu doświadczeniu i gustowi oraz miej zawsze plan B. Jeśli klient bardzo się upiera na jakiś konkretny pomysł, a budżet nie jest w stanie pokryć realizacji takiego projektu, po prostu powiedz „nie” i zaproponuj alternatywę dla jego wizji, która jest bardziej realna w realizacji.
  • Kiedy boisz się stracić Klienta. Wielu event managerów odmawianie klientom traktuje jakby to był pierwszy krok do zakończenia współpracy. Nic bardziej mylnego. To ty jesteś ekspertem w swojej dziedzinie i właśnie dlatego klient cię zatrudnił. Zaproponowałeś dobrą koncepcję, masz duże doświadczenie, była między wami chemia. Nie bój się powiedzieć „nie”, kiedy sugestie lub oczekiwania Klienta mogą niekorzystnie wpływać na realizację albo po prostu nie przynieść oczekiwanych efektów końcowych. Klienci bardziej doceniają doradców niż wykonawców poleceń, dlatego powiedzenie w odpowiednim momencie „nie” może się zakończyć podziękowaniami od Klienta i uznaniem.
  • Tuż po evencie. Chociaż możesz czuć się zobowiązany do „bycia na zawołanie” zaraz po zakończeniu twojego eventu, to jednak daj sobie na wstrzymanie. Zaraz po rozliczeniu projektu i podsumowaniu z Klientem zrób sobie dzień, dwa, tydzień odpoczynku – każda ilość luźniejszych dni, na którą oczywiście możesz sobie pozwolić, da ci siłę do realizacji następnych projektów. I pozwoli ci uniknąć wypalenia oraz przemęczenia. W tej pracy nie chodzi o to, aby wpaść w bęben pralki, maksymalnie wirować i wypaść z obiegu jak mokre gacie. Masz mieć chęć, świeże podejście, jasność umysłu i energię do pracy.

Jak grzecznie powiedzieć „nie”?

Wielu osobom odmawianie czegoś i mówienie „nie” kojarzy się z byciem niegrzecznym, niemiłym i aroganckim. I nic dziwnego, bo istnieją ludzie, którzy często stwarzają takie wrażenie – czy to w codziennej pracy odmawiając komuś i lekkomyślnie przerzucając zadania na innych, czy na stanowiskach zarządzających w sposób wyniosły i nieprzyjemny. Jednak przyjmowanie takiej postawy nie jest sztuką. Istotne jest zachowanie zdrowego rozsądku, bo asertywność nie ma nic wspólnego z byciem wyniosłym czy z wymigiwaniem się od pracy. To raczej cecha ludzi pewnych siebie, szanujących swój czas i takich, którzy stawiają pewne granice – a w zawodzie event managera są one niezwykle istotne.  Co więc zrobić, aby twoje „nie” zabrzmiało naturalnie i nie wywarło na drugiej osobie złego wrażenia?

  • Najpierw podziękuj. Kiedy ktoś pyta cię o wykonanie jakiejś pracy, na którą po prostu nie masz już czasu, nie oburzaj się, tylko podziękuj. Za co? Za to, że o tobie pomyślał, ale niestety nie dasz rady wziąć na siebie więcej. Taką postawą pokazujesz komuś, że jego prośba postrzegana jest przez ciebie jako okazja do pomocy, a nie kolejna uciążliwość, którą chce zawalić twój grafik.
  • Wyznacz granice. Narysuj linię na piasku z wyprzedzeniem, aby w momencie, kiedy powiesz „nie” mieć się do czego odnieść. Stwórz własny plan B – kiedy trzeba przycisnąć, to trzeba, ale na co dzień staraj się wyznaczyć swój określony czas pracy. A podczas eventu dobrze mieć w swojej ekipie ludzi, którzy w przypadkach awaryjnych pomogą ci gasić pożary. Będziesz mógł oddelegować do nich nadmiar zadań, który spadnie na ciebie i rozdzielić je tak, aby nikt na tym nie ucierpiał. Inną opcją jest udostępnienie współpracownikom swojego kalendarza lub wysyłanie informacyjnych maili. Dzięki temu unikniesz niedomówień i część osób będzie wiedziała, że danego dnia jesteś zajęty i powiedzenie „nie” będzie proste i uzasadnione.
  • Uzyskaj od drugiej osoby więcej szczegółów. W przeszłości mogłeś zgodzić się na coś, kompletnie nie zdając sobie sprawy z pełnego zakresu tej prośby. Zawsze sprawdzaj, co kryje się za cudzą prośbą i oszacuj, ile czasu ci to zajmie. Jeśli zdasz sobie sprawę z tego, że w twoim codziennym rozkładzie zajęć nie ma miejsca na to zadanie – odpuść. Druga strona nie poczuje się dotknięta, bo wypytaniem o szczegóły zadań pokażesz rozmówcy, że dokładnie to przeanalizowałeś i rozważyłeś.
  • Bądź stanowczy. Jeśli chcesz powiedzieć „nie”, staraj się nie ubierać swojej wypowiedzi w słowa „chciałbym, ale nie wiem”, „nie jestem pewien” czy „widzisz, co mogę zrobić”. Takimi zdaniami wyrażasz swoją niepewność i pokazujesz ludziom, że sam nie bardzo wiesz, czego chcesz. Nie powinieneś też odczuwać potrzeby przepraszania, lub co gorsza tego robić. Nie przepraszaj ludzi za swój czas, którym tak naprawdę sam zarządzasz. Po prostu powiedz: „Muszę odmówić, bo ugrzęzłem w temacie XYZ”, „Nie mogę, bo pracuję teraz nad XYZ” lub „Nie, bo przez obecne obowiązki nie znajdę na to czasu”.
  • Zaproponuj alternatywne rozwiązanie. Chcesz powiedzieć „nie” i nadal być bohaterem swojego wydarzenia? Jako event manager masz dostęp do innych zasobów, które pomogą twojemu podwykonawcy lub partnerowi. Nic nie stoi na przeszkodzie zaproponowania czegoś innego. Skoro ty akurat nie masz czasu się tym zająć, to nie znaczy, że temat zatrzyma się w miejscu.

Ucząc się mówić „nie” budujesz i wzmacniasz nie tylko swoją osobowość oraz pewność siebie, ale także skupiasz się na tym, co ważne, aby stworzyć niezapomniany projekt eventowy. Nie pozwól sobie wejść na głowę. Nawet, jeśli asertywność nie jest twoją mocną stroną, możesz się jej nauczyć zachowując przy tym swój charakter.

A teraz wybierz sobie dwa sposoby z wyżej wymienionych i przy kolejnej okazji postaraj się je zastosować robiąc tak przez kolejny miesiąc. Powodzenia!

Anna Pabijańczyk

Świat Eventów



  •  Brain Embassy
  • Al. Jerozolimskie 181B
    02-222 Warszawa
  • tel. +48 502 126 386
  •  biuro@swiateventow.com