Autor: Świat Eventów
Kategoria: Imprezy masowe

Etapy planowania imprezy masowej

Etapy planowania imprezy masowej

Jak wygląda organizowanie imprezy masowej? Wbrew pozorom, nie jest to wcale takie trudne! A właściwie niewiele się różni od zwykłego eventu. Nie musisz wierzyć mi na słowo, zobacz, jak wyglądają poszczególne etapy tego procesu.

Etap 1 – Co to za impreza?

Żeby zorganizować imprezę masową musisz najpierw dowiedzieć się, czego tak naprawdę potrzebujesz. Zadaj sobie kilka podstawowych pytań:

  • Co chcesz zrobić?
  • Gdzie i kiedy chcesz to zrobić?
  • Co musisz zbudować, żeby to się odbyło? Jakiej infrastruktury potrzebujesz?
  • Ile masz miejsca i ilu ludzi możesz wpuścić?
  • Na jakiej podstawie będziesz wpuszczać tych ludzi? Planujesz sprzedawanie biletów?
  • Kim będą uczestnicy imprezy?
  • Jakie musisz zaplanować atrakcje?
  • Ile to może kosztować? Czy ma sens finansowy?

Masz już obraz tego, co ma się wydarzyć? Świetnie! To Twój wstępny plan imprezy masowej.

Etap 2 – Szczegóły i planowanie

Kiedy wiesz już, czego i kogo potrzebujesz możesz zająć się dokładnym planowaniem. To czas na dobranie podwykonawców, ustalenie kształtu współpracy, zaplanowanie kosztorysu. Oczywiście, myśląc o całokształcie musisz mieć na uwadze przepisy zawarte w Ustawie o Bezpieczeństwie Imprez Masowych. W swoich planach musisz uwzględnić między innymi liczbę służb porządkowych i informacyjnych, zabezpieczenie medyczne, zaplecze higieniczno-sanitarne oraz sprzęt ratowniczy i gaśniczy.

Etap 3 – Kompletowanie dokumentacji

Tak naprawdę ten etap trwa przez cały czas. Przy imprezach masowych wymagana jest bardzo szczegółowa dokumentacja, licząca nawet kilkaset stron. Musi zawierać w sobie całość tego, co ma się wydarzyć na evencie. Od ogólnych danych, aż po wszystkie szczegóły, jak np. skany atestów materiałów, z których zbudowane zostaną namioty. Ważna jest również specjalna, szczegółowa mapa z dokładnym planem miejsca. Uwzględniasz na niej wszystkie detale.

Dokumentację gromadzisz przez cały proces planowania i organizację imprezy masowej.

Etap 4 – Wnioski i pozwolenia

Przepisy mówią, że niezbędne wnioski musisz złożyć najpóźniej do 30 dni przed planowaną imprezą. Twoja dokumentacja jest opiniowana przez cztery podmioty, tj. policję, straż pożarną, sanepid i pogotowie ratunkowe. Jedynie cztery pozytywne opinie dają gwarancję pozwolenie na zorganizowanie imprezy masowej. Bardzo często zdarza się, że dokumentacja okazuje się niekompletna, ale masz prawo do jej uzupełnienia.

Po wydaniu opinii przez wskazane podmioty, trafiają one do odpowiedniej dla miejsca jednostki (np. w Warszawie jest to Biuro Bezpieczeństwa i Zarządzania Kryzysowego) i ona wydaje zgodę na organizację eventu.

Etap 5 Impreza masowa

Kiedy masz za sobą już wszystkie formalności przychodzi najprzyjemniejszy moment – odbywa się Twoja impreza! Czasami nie wszystko będzie szło po Twojej myśli, ale w ostatecznym rozrachunku będzie liczył się całokształt. Uwierz mi, czytanie pozytywnych opinii o wydarzeniu to jeden z najprzyjemniejszych momentów całego procesu organizowania imprezy masowej!

Przyznaj mi rację – imprezy masowe tak naprawdę „nie gryzą”, a ich organizacja nie jest wcale taka straszna jak mogłoby się wydawać, prawda?

Odpowiednie przygotowanie pozwoli Ci uniknąć wielu błędów, a pomoże Ci w tym szkolenie „Organizacja Imprez Masowych – Planowanie. Dokumentacja. Bezpieczeństwo.”

Oktawian Piechulek

Senior Event Manager Walk Events

Trener Świat Eventów



  •  Kopalniana 22B/21
    01-321 Warszawa
  • tel. +48 502 126 386
  •  biuro@swiateventow.com