EVENT MANAGEMENT ETAP II

Program dzień 1

POWITANIE UCZESTNIKÓW

• Runda zapoznawcza.
• Omówienie zasad organizacyjnych.
• Wybranie case study do pracy warsztatowej.

Dzięki naszej autorskiej metodzie nauczania w trakcie warsztatów przejdziesz przez każdy etap zarządzania projektem eventowym. Stworzysz wszystkie najważniejsze dokumenty eventu (książkę produkcyjną) dla wybranego typu wydarzenia nad którym chcesz pracować.

EVENT CONCEPT (MODUŁ SPECJALNY)

• Jak analizować brief klienta pod kątem tworzenia koncepcji kreatywnej.
• Sposoby przygotowania swojego mózgu na kreatywne myślenie.
• Kim jest persona w procesie budowania strategi i kreacji?
• Prezentacja trzech technik kreatywnych, które powinien znać każdy event manager.
• Warsztat: Budowanie person pod wybrany case study.
• Warsztat: Praca na trzech technikach kreatywnych.
• Case study: Przykłady oryginalnych koncepcji na eventy.

WPROWADZENIE DO ZARZĄDZANIA PROJEKTEM EVENTOWYM

• Zarządzanie projektem a zarządzanie eventami – przekładamy teorię na praktykę.
• Fazy projektu eventowego i ich specyfika.
• Komunikacja w zespole projektowym – najczęstsza przyczyna nieporozumień w trakcie projektu. Sposoby na jej usprawnienie.
• Zarządzanie zespołem projektowym – współpraca z pracownikami, podwykonawcami, klientami.
• Dlaczego harmonogramy w Excelu są niepraktyczne w eventach.
• Przykłady aplikacji do zarządzania projektami.
• Zasady budowania dobrego harmonogramu pracy nad eventem, czyli magiczne komendy ułatwiające budowanie list zadań dla siebie i zespołu.
• Warsztat: Praca na wybranej aplikacji do zarządzania projektem eventowym.
• Warsztat: Tworzenie podstawowego harmonogramu pracy nad eventem.
• Warsztat: Co to znaczy efektywna komunikacja?
• Warsztat: Zarządzanie zespołem i delegowanie zadań, jak być liderem na projekcie eventowym.

SCENARIUSZ EVENTOWY

• Czym jest dynamika eventu, czyli sztuka tworzenia dobrych scenariuszy eventowych
• Najważniejsze zasady budowania scenariusza dla:
  • Wydarzeń biznesowych
  • Wydarzeń pracowniczych
  • Wydarzeń plenerowych
• Czym jest narracja i jak z niej korzystać?
• Reżyser eventowy, kreator sukcesu na scenie.
• Jak powinien wyglądać scenariusz dla konferansjera?
• Agenda reżyserska  – kluczowy dokument realizatorski.
• Case study: Przykłady dobrych i złych praktyk w scenariuszach eventowych.
• Warsztat: Tworzenie czterech rodzajów scenariusza dla wybranych case study.

Program dzień 2

DOKUMENTACJA PROJEKTOWA

• Czym jest książka produkcyjna eventu i dlaczego jest tak ważna?
• Jak przygotować książkę produkcyjną dla event managera, klienta i podwykonawców?
• Poznaj najważniejsze dokumenty planowania i organizacji eventu.
  • Podstawowa dokumentacja projektowa
  • Agendy i harmonogramy
  • Rzuty przestrzeni/Mapy
  • Manuale dla podwykonawców
  • Dokumentacja związana z bezpieczeństwem
  • Procedury i dokumenty logistyczne
• Warsztat: Tworzenie książki produkcyjnej eventu na wybranym case study.
• Dokumentacja: Przykładowa książka produkcyjna wydarzenia z pełnym kompletem dokumentów.

WSPÓŁPRACA Z DOSTAWCAMI I OBSŁUGA KLIENTA

• Client service, czyli pięć zasad dobrego account managera.
• Efektywne budowanie relacji z klientem. Gdzie jest granica asertywności?
• Jak wybrać dobrego dostawcę usług eventowych? Najważniejsze kryteria wyboru i sygnały ostrzegawcze.
• Procedury ułatwiające współpracę z klientem i dostawcami eventowymi.
• Biznesowy dystans czy przyjacielska relacja, czyli jak budować relacje z podwykonawcami
• Warsztat: Scenki sytuacyjne; klient kontra agencja, agencja kontra podwykonawca.
• Dokumenty eventowe: Przykładowe dokumenty działu client service w agencji eventowej.

KOSZTORYS EVENTU

• Efektywne zarządzanie kosztami. Rodzaje kosztorysów.
• Jak wyceniać swoje usługi? Polityka wynagrodzeń za event.
• Dodatkowe sposoby finansowania wydarzeń.
• Ważne aspekty natury księgowej.
• Trudne tematy finansowe i sztuka negocjacji.
• Pięć najczęstszych błędów popełnianych w trakcie budżetowania eventów.
• Warsztat: Tworzenie struktury budżetu eventowego
• Dokumenty eventowe: Przykładowy kosztorys wydarzenia.

EVENT ROI – ZWROT Z INWESTYCJI

• Czy event można ocenić pod kątem zwrotu z poniesionej inwestycji?
• Mierzenie efektywności eventu – kryteria oceny i sposoby pomiaru.
• Tworzenie koncepcji eventu a prezentacja jego efektów.
• Warsztat: Gdzie szukać efektów na evencie?
• Case study: Analiza skuteczności wybranych projektów eventowych.

ZARZĄDZANIE RYZYKIEM

• Umowy eventowe – zapisy ważne i niebezpieczne w umowach z podwykonawcami oraz klientem.
• Ubezpieczenia wymagane w branży eventowej.
• Rodzaje ryzyka w zależności od eventów.
• Kryzys – jak nim zarządzać w trakcie wydarzenia?
• Warsztat: Analiza kryzysów eventowych na podstawie dwóch metodologii.
• Dokumenty eventowe: Przykładowa umowa z klientem na realizację eventu, arkusze ryzyka.

PODSUMOWANIE SPOTKANIA

• Prezentacja zaplanowanych podczas szkolenia wydarzeń.
• Refleksje własne.
• Sesja networkingowa.