EVENT MANAGEMENT ETAP II

Program dzień 1

1. EVENT MARKETING

• Rola i znaczenie event marketingu – korzyści i zagrożenia dla firm.
• Planowanie wydarzeń zgodnych z celami firmy – podejście strategiczne i operacyjne.
• Charakterystyka  różnych wydarzeń pod kątem osiągania efektów biznesowych.
• Grupy docelowe eventów – ich potrzeby, motywacja działania, klasyczne schematy zachowań w trakcie eventów.

Warsztat: Analiza grup docelowych eventów.

Case study: Przykłady różnych wydarzeń z Polski i zagranicy.

2. EVENT CONCEPT

• W pogoni za briefem idealnym – rodzaje briefów i ich elementy składowe.
• SMART kryteria w analizie briefu klienta.
• BIG IDEA – proces kreatywnego tworzenia koncepcji eventowych.
• Screening – przekładanie idei na konkretne rozwiązania strategiczne.
• Budowanie pozytywnego brand experience.
• Sztuka tworzenia dobrych scenariuszy eventowych. Budowanie dynamiki wydarzeń.
• Reżyser eventowy, kreator sukcesu na scenie.

Warsztat: Analiza briefu klienckiego i priorytetyzacja celów wydarzenia.

Brain storm: Pobudzamy się do kreatywnego myślenia. Różne techniki.

Brain storm: Tworzenie koncepcji wydarzenia w odpowiedzi na założenia z briefu.

Warsztat: Budowanie scenariusza eventowego dla różnego typu wydarzeń. Autorska technika planowania dynamiki na wydarzeniu.

Case study: Przykłady brand experience na wydarzeniach.

Dokumenty eventowe: Brief eventowy, przykładowa agenda wydarzenia oraz scenariusz reżyserski.

3. EVENT MANAGEMENT (ZARZĄDZANIE PROJEKTEM EVENTOWYM)

• Zarządzanie projektem a zarządzanie eventami – przekładamy teorię na praktykę.
• Fazy projektu eventowego i ich specyfika.
• Komunikacja w zespole projektowym – najczęstsza przyczyna nieporozumień w trakcie projektu. Sposoby na jej usprawnienie.
• Zarządzanie zespołem projektowym – współpraca z pracownikami, podwykonawcami, klientami.
• Metodologia zarządzania projektem. Jak tworzyć harmonogramy projektowe? Jak planować pracę zespołu? Z jakich narzędzi korzystać, aby usprawnić pracę nad eventem?
• Sześć najważniejszych dokumentów eventowych, które ułatwiają życie event managera.
• 10 przydatnych aplikacji w trakcie organizacji wydarzeń.
• Punkty krytyczne montażu i produkcji, czyli jak nie stracić panowania nad realizacją eventu?
• Rodzaje ewaluacji projektu na trzech poziomach współpracy: z prelegentami, dostawcami, klientami.

Warsztat: Gdzie kucharek sześć… – jak okiełznać chaos w projekcie?

Warsztat: Zarządzanie projektem na przykładzie wybranego eventu – tworzenie kreacja, zaplanowanie, zarządzanie zadaniami i zespołem, tworzenie dokumentacji eventowej.

Dokumenty eventowe: Ścieżka krytyczna, książka produkcyjna; agenda techniczna, agenda montażu itp.

Program dzień 2

1. WSPÓŁPRACA Z DOSTAWCAMI I OBSŁUGA KLIENTA

• Client service, czyli pięć zasad dobrego account managera.
• Efektywne budowanie relacji z klientem. Gdzie jest granica asertywności?
• Jak wybrać dobrego dostawcę usług eventowych? Najważniejsze kryteria wyboru i sygnały ostrzegawcze.
• Procedury ułatwiające współpracę z klientem i dostawcami eventowymi.
• Biznesowy dystans czy przyjacielska relacja, czyli jak budować relacje z podwykonawcami?

Symulacja: Scenki sytuacyjne; klient kontra agencja, agencja kontra podwykonawca.

Dokumenty eventowe: Przykładowe dokumenty działu client service w agencji eventowej.

2. BUDŻET EVENTU

• Efektywne zarządzanie kosztami. Rodzaje kosztorysów.
• Jak wyceniać swoje usługi? Polityka wynagrodzeń za event.
• Dodatkowe sposoby finansowania wydarzeń.
• Ważne aspekty natury księgowej.
• Trudne tematy finansowe i sztuka negocjacji.
• Pięć najczęstszych błędów popełnianych w trakcie budżetowania eventów.

Dokumenty eventowe: Przykładowy kosztorys wydarzenia.

3. EVENT ROI

• Czy event można ocenić pod kątem zwrotu z poniesionej inwestycji?
• Mierzenie efektywności eventu – kryteria oceny i sposoby pomiaru.
• Tworzenie koncepcji eventu a prezentacja jego efektów.

 Warsztat: Gdzie szukać efektów na evencie?

Case study: Analiza skuteczności wybranych projektów eventowych.

4. PRAWO W EVENTACH

• Ustawa o usługach turystycznych – kto może organizować wydarzenia?
• Kiedy event podlega pod ustawę o bezpieczeństwie imprezach masowych?
• Zbieranie i przetwarzanie danych osobowych w trakcie wydarzeń promocyjnych.
• Reklama i sponsoring produktów sensytywnych.
• Loterie i konkursy podczas wydarzeń, czyli ustawa o grach hazardowych.
• Wykorzystanie wizerunku uczestników wydarzenia.
• Prawo autorskie i współpraca z ZAiKS, STOART, ZPAV, SAWP.
• Jak chronić swoją koncepcję kreatywną na etapie przetargu?

Dokumenty pomocnicze: Bibliografia prawnicza, najważniejsze fragmenty ustaw.

5. ZARZĄDZANIE RYZYKIEM

• Umowy eventowe – zapisy ważne i niebezpieczne w umowach z podwykonawcami oraz klientem.
• Ubezpieczenia wymagane w branży eventowej.
• Rodzaje ryzyka w zależności od eventów.
• Kryzys – jak nim zarządzać w trakcie wydarzenia?

Warsztat: Analiza kryzysów eventowych na podstawie dwóch metodologii.

Dokumenty eventowe: Przykładowa umowa z klientem na realizację eventu, arkusze ryzyka.

6. PODSUMOWANIE SPOTKANIA

• Refleksje własne.
• Test z wiedzy.
• Sesja networkingowa.