Nie jest to nic odkrywczego jeżeli napiszę, że event manager ma do ogarnięcia naprawdę wiele. Właściwie to powinniśmy wyglądać jak Kali hinduska bogini czasu i śmierci – na obrazach może być przedstawiana z dużą ilością kończyn górnych od 2 do 1 000. Wyobrażacie sobie mieć np. 100 rąk… wow to by dopiero było coś.

Multitasking, to takie modne korporacyjne słowo, idealnie obrazuje to co powinien mieć dobry eventowiec. Ogarnianie kilku zadań w tym samym czasie i jeszcze do tego np. dla różnych projektów to nie lada wyzwanie. Pisząc o zadaniach mam na myśli takie rzeczy jak:

  • briefing fotografa
  • wybranie odpowiedniego uszlachetnienia papieru dla materiałów drukowanych
  • napisanie scenariusza
  • spotkanie z obiektem
  • wymyślenie i znalezienie gadżetu
  • weryfikacja menu od firmy cateringowej
  • podpisanie umowy z artystą
  • i wiele, wiele innych

Wyobraźmy sobie prostą konferencję prasową, na której współpracujemy np. z 10 podwykonawcami; obiekt, catering, fotograf, hostessy, drukarnia, grafik, scenograf, konferansjer, multimedia, oświetlenie, nagłośnienie. Współpraca z każdym z tych podwykonawców wiąże się z określoną ilością zadań do wykonania przez event managera zaczynając od pomysłu, briefingu czy spotkania, na umowie i rozliczeniu finansowym kończąc.

Zakładam, że średnio przy takie konferencji zadań w stosunku do jednego podwykonawcy może być między 5 a 15. Na potrzeby tego matematycznego ćwiczenia załóżmy 10. Nie liczę tu kompletnie komunikacji z klientem, własnym zespołem, tworzenia koncepcji, prezentacji czy innych dokumentów produkcji eventowej. Z moich kalkulacji wychodzi, ze mamy ok 100 zadań do wykonania przy takim jednym małym projekcie

Gdybyście w danym miesiącu mieli do zrealizowania 5 projektów, albo 1 bardzo duży, to może się zdarzyć, że będziecie realizować 500, 800 albo 1000 lub więcej zadań miesięcznie. Jeden miesiąc to 20 dni roboczych, do tego średnio 12 godzin pracy dziennie (no bo przecież nie 8) daje nam to 240 godzin, czyli 14 400 minut. Mając 1000 zadań do wykonania w miesiącu, na każde średnio możemy przeznaczyć ok. 14,5 minuty. Oczywiście niektóre czynności zajmą nam 5 – 15 minut, niektóre 2 – 3 godziny (np. spotkanie z obiektem i ustalenie szczegółów).

No ale dość tej matematyki, faktem jest, że sprawne zarządzanie projektem i dyscyplina to jest jedna z podstawowych umiejętności niezbędnych do tego, aby nie zwariować w tym zawodzie. Bo tak jak widzicie jest bardzo wiele elementów do skoordynowania i czasem te 12 godzin pracy dziennie to zdecydowanie za mało. Jeśli myślisz o pracy w eventach, postaraj się wyrobić nawyk planowania pracy lub własnego dnia, aby stało się to dla Ciebie czymś naturalnym.

Jak sądzisz, masz pierwszą cechę idealnego event managera?

Nina Żukowska

Dyrektor Zarządzająca

Foto copywrith Vinoth Chandar’s

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *